GewoonGers gebruikt slim voorraadbeheer als fundament voor groei

Wanneer productiebedrijven groeien, komt er vaak een moment waarop de bestaande werkwijze niet meer voldoet. Voor GewoonGers was dat moment duidelijk voelbaar. Wat ooit een efficiënte productieomgeving was, begon te knellen. De organisatie had het eigen succes ingehaald.

In hun oude pand liep GewoonGers tegen een aantal fundamentele beperkingen aan. De productieopstelling bood onvoldoende flexibiliteit, voorraad was moeilijk inzichtelijk en medewerkers maakten lange loopbewegingen om materialen te verzamelen. Het gevolg was een groeiende druk op de operatie. De organisatie kon niet efficiënt opschalen, terwijl de ambitie juist lag in verdere groei.

De verhuizing naar een nieuwe locatie voelde daarom niet alleen als een praktische noodzaak, maar als een kans om het proces opnieuw te ontwerpen.

Van ruimteprobleem naar systeemkeuze

Bij de inrichting van het nieuwe pand stond één vraag centraal: hoe kan de beschikbare ruimte slimmer worden benut, zonder in te leveren op capaciteit? In plaats van het traditionele magazijn opnieuw op te bouwen, koos GewoonGers voor een fundamenteel andere aanpak. Ze vervingen het klassieke magazijn door een verticale opslagoplossing: een Kardex-magazijnlift. Waar voorheen een groot vloeroppervlak nodig was voor opslag en orderpicking, werd nu gekozen voor een compact systeem dat dezelfde capaciteit bood, maar met een totaal andere manier van werken.

Het principe is simpel, maar krachtig: niet de medewerker loopt naar het product, maar het product komt naar de medewerker toe. Deze verandering bleek bepalend voor de efficiëntie van de hele organisatie.

Meer controle, minder verspilling

De introductie van Kardex bracht direct een merkbare verbetering in de dagelijkse operatie. Wat voorheen grotendeels afhankelijk was van ervaring en handmatige handelingen, werd nu ondersteund door een systeem dat structuur en controle bood. Medewerkers registreren nu actief wat zij pakken, waardoor de voorraad continu actueel is. Dit zorgt niet alleen voor betrouwbaardere data, maar ook voor meer vertrouwen in de planning.

Daarnaast zorgde de verticale opslag voor een flinke ruimtebesparing op de werkvloer. De vrijgekomen ruimte kon worden ingezet voor andere productiedoeleinden, zonder dat er concessies werden gedaan aan de opslagcapaciteit.

Een ander belangrijk effect zat in de foutreductie. Met behulp van het pick-to-light systeem worden medewerkers visueel begeleid tijdens het orderpicken. Hierdoor neemt de kans op fouten aanzienlijk af en verloopt het proces consistenter. Wat opvalt in het verhaal van GewoonGers, is dat deze voordelen niet voortkomen uit één grote ingreep, maar juist uit een combinatie van slimme keuzes die elkaar versterken.

Implementeren is leren

Zoals bij elke verandering bracht ook deze nieuwe manier van werken de nodige uitdagingen met zich mee. In de eerste weken na de implementatie was het vooral wennen.
Medewerkers moesten hun weg vinden in het systeem: waar ligt wat, hoe werkt het precies en welke logica zit erachter?

Toch bleek al snel dat betrokkenheid van het team een cruciale rol speelde in het succes van de implementatie. In plaats van het systeem simpelweg te volgen, namen medewerkers initiatief om het verder te optimaliseren.

Een voorraadmedewerker paste zelf kolommen aan, voegde benamingen toe en richtte lades opnieuw in. Daarmee groeide niet alleen het gebruiksgemak, maar ook het eigenaarschap. Het systeem werd geen opgelegde tool, maar een onderdeel van de dagelijkse praktijk.

Technische afstemvragen, zoals het optimaal benutten van lade-indelingen en maatvoering werden gaandeweg opgelost. Door korte lijnen en een pragmatische aanpak bleef de implementatie beheersbaar. Deze fase liet zien dat technologie op zichzelf niet voldoende is; het is de combinatie met menselijk inzicht en betrokkenheid die het verschil maakt.

Slimme koppeling met planning

Een van de krachtigste stappen die GewoonGers zette, was het verbinden van het magazijn met hun planningssoftware Bumbal. Door deze koppeling werd het voorraadbeheer onderdeel van een groter geheel. Processen die voorheen los van elkaar stonden, werden geïntegreerd en geautomatiseerd.

Elke ochtend wordt er automatisch een signaal richting planning gestuurd. Dit zorgt ervoor dat materialen tijdig beschikbaar zijn en dat productie en logistiek beter op elkaar aansluiten.  Ook de manier waarop orders worden voorbereid veranderde fundamenteel. In plaats van ver vooruit te werken, kiest GewoonGers er nu voor om tweeënhalve dag vooraf te plannen.

Dit lijkt misschien een kleinere termijn, maar het effect is groot. Door dichter op de uitvoering te zitten, zijn er minder wijzigingen nodig en ontstaat er rust in het proces.
Waar eerder een voorsprong van zes dagen juist zorgde voor verstoringen, brengt de nieuwe aanpak stabiliteit en voorspelbaarheid.

Van uitvoeren naar controleren

De veranderingen hebben niet alleen invloed gehad op processen en systemen, maar ook op de rol van medewerkers. In de nieuwe fabriek is gekozen voor een open inrichting, waarbij een glazen wand zicht biedt op de werkvloer. Deze transparantie onderstreept het gevoel van overzicht en controle.

Medewerkers bewegen zich daardoor minder in een puur uitvoerende rol en meer in een controlerende positie. Ze sturen bij, monitoren en zorgen dat processen soepel verlopen.
Deze verschuiving vraagt om een andere mindset, maar biedt tegelijkertijd meer grip en eigenaarschap. Het resultaat is een organisatie waarin processen niet alleen efficiënter zijn ingericht, maar ook beter worden begrepen door de mensen die ermee werken.

Groei vraagt om systemen die meebewegen

Het verhaal van GewoonGers laat zien dat groei niet alleen een kwestie is van meer produceren of meer ruimte creëren. Werkelijke groei ontstaat wanneer processen en systemen meebewegen met de ambitie van de organisatie.  Door hun voorraadbeheer te centraliseren en te automatiseren, heeft GewoonGers een fundament gelegd dat verdere groei mogelijk maakt.

Wat begon als een praktische oplossing voor ruimtegebrek, heeft zich ontwikkeld tot een strategische keuze die rust, overzicht en schaalbaarheid brengt. En misschien is dat wel de belangrijkste les: de grootste impact zit vaak niet in radicale veranderingen, maar in het slim herontwerpen van de basis.