Als je je verdiept in magazijnautomatisering kom je allerlei termen tegen: orderpickingsysteem, ASRS, compact opslagsysteem of goods-to-person. Vaak wordt hetzelfde bedoeld, alleen vanuit een andere invalshoek. Zelf gebruik ik meestal de term goods-to-person. Niet omdat die technisch beter is, maar omdat hij precies beschrijft wat er verandert: niet de medewerker loopt naar de goederen, maar de goederen komen naar de medewerker. Uiteindelijk gaat het niet om de naam van het systeem, maar om de vraag: Wanneer werkt je huidige magazijnproces niet meer zoals het zou moeten en wanneer wordt automatisering interessant?
Wat is een geautomatiseerd opslag- en orderpickingsysteem?
In een traditioneel magazijn lopen medewerkers door de stellingen om artikelen te verzamelen. Dat werkt prima zolang het volume beheersbaar blijft. Na verloop van tijd verandert dat. Er komen meer producten, meer locaties en meer orders. Daardoor neemt niet alleen de hoeveelheid werk toe, maar ook de complexiteit van het proces.
Een geautomatiseerd opslag- en orderpickingsysteem draait dat principe om. Het systeem weet waar artikelen opgeslagen zijn en brengt deze automatisch naar de werkplek van de medewerker. Daardoor ontstaat een efficiënter en voorspelbaarder proces. Maar wat klanten achteraf vaak het meest waarderen, is niet de snelheid. Het is de grip die ze terugkrijgen op hun operatie.
De signalen dat je magazijn zijn grenzen bereikt
Een magazijn loopt meestal niet in één keer vast. Wat ik vaker zie, is dat verschillende signalen langzaam tegelijk beginnen op te treden. Mensen moeten vaker zoeken, looproutes worden langer en beschikbare ruimte wordt steeds schaarser. Op zichzelf lijken dat kleine veranderingen, maar samen zorgen ze ervoor dat een proces steeds minder efficiënt wordt. Later zie je meestal andere gevolgen ontstaan:
- Verkeerde leveringen
- Incomplete orders
- Meer retouren
- Vertraagde verzendingen
Dat is vaak het moment waarop een intern logistiek probleem verandert in een commercieel probleem. Klanten merken de gevolgen en de druk op de organisatie neemt toe.
Daarnaast verandert bij veel bedrijven het orderprofiel. Vooral in e-commerce zie ik regelmatig dat organisaties verschuiven van een beperkt aantal grote orders naar een groot aantal kleinere orders. Daardoor wordt niet alleen het picken belangrijk, maar ook alles daaromheen: starten, controleren, verpakken en verzenden.
Een ander belangrijk signaal is verlies van voorraadcontrole. Voorraadstanden kloppen net niet meer, correcties nemen toe en beslissingen worden steeds vaker genomen op basis van aannames. Meestal is dat geen personeelsprobleem maar een teken dat het proces te complex is geworden om handmatig efficiënt te beheren.
Wanneer is het juiste moment om te automatiseren?
Er bestaat geen exact omslagpunt waarop automatisering noodzakelijk wordt. In de praktijk zie ik dat succesvolle projecten meestal beginnen wanneer twee zaken samenkomen.
-
Er is een duidelijke noodzaak. Het huidige proces wordt steeds moeilijker schaalbaar en meer mensen inzetten lost het probleem niet structureel op.
-
De organisatie moet er klaar voor zijn. Automatisering vraagt niet alleen om een investering in technologie, maar ook om tijd, capaciteit en de bereidheid om processen opnieuw in te richten.
Juist die combinatie bepaalt meestal of een project succesvol wordt.
Waar begin je als je automatisering onderzoekt?
Wanneer ik een magazijn analyseer, begin ik vrijwel nooit bij een oplossing. Eerst wil ik begrijpen wat er daadwerkelijk gebeurt. Welke artikelen liggen er opgeslagen? Hoe bewegen goederen door het magazijn? Waar ontstaan vertragingen of knelpunten?
Bij maakbedrijven ligt de nadruk vaak op de fysieke eigenschappen van producten en de beschikbare ruimte. Bij e-commerce en groothandel draait het meestal meer om orderdata, piekbelasting en pickpatronen. Daarom bestaat er ook geen standaardantwoord. Een geschikte automatiseringsoplossing begint altijd met inzicht in processen, goederenstromen en data.
Automatisering levert vaak iets anders op dan je verwacht
Veel organisaties starten een automatiseringstraject omdat ze ruimte willen besparen of sneller willen werken. Dat zijn logische redenen, maar wat ik achteraf het vaakst terughoor, is dat de grootste winst ergens anders zit: betrouwbaarheid. Zodra je zeker weet dat het juiste artikel in de juiste hoeveelheid wordt gepickt, verbetert de kwaliteit van het hele proces. Voorraadstanden worden betrouwbaarder, correcties nemen af en er ontstaat meer rust in de operatie.
Of je het nu een orderpickingsysteem, ASRS-oplossing, goods-to-person systeem of geautomatiseerd opslagsysteem noemt, uiteindelijk draait het om dezelfde vraag: Hoe zorg je ervoor dat je magazijn ook over een paar jaar nog beheersbaar, schaalbaar en betrouwbaar functioneert?