Almacenamiento automatizado para la Administración Pública

Desde los gobiernos estatales hasta los ayuntamientos, los organismos públicos deben producir documentos oficiales todos los días: documentos presidenciales, decisiones judiciales, ordenanzas urbanas, proyectos de obras públicas, bonos municipales, documentos fiscales, permisos, estatutos y mucho más.

Gestionar un número creciente de archivos y registros puede ser una tarea abrumadora. Kardex ofrece la solución de almacenamiento perfecta para documentos y todo tipo de soportes físicos.

Los sistemas proporcionan un almacenamiento seguro a la vez que permiten al personal autorizado encontrar los archivos que necesitan de forma rápida y sencilla.

Características y ventajas

  • Almacenamiento seguro de archivos

    Almacenamiento seguro y acceso autorizado con funciones como el historial digital de transacciones y una puerta con cierre físico

  • Acceso rápido

    Acceso rápido y seguro a los archivos y artículos de las soluciones automatizadas de entrega de mercancías a las personas

  • Aumento de la productividad

    Más tiempo para otras actividades de valor añadido, ya que se eliminan las largas caminatas y los tiempos de búsqueda para encontrar un archivo o elemento específico.

  • Soluciones de alta calidad

    Kardex es un proveedor autorizado por la GSA, que pone en contacto a los compradores federales con los productos más rentables y de mayor calidad.

  • Ahorro de espacio

    Mejora significativa gracias a los ASRS de la utilización del espacio, que ayuda a maximizar la eficiencia del almacenamiento en instalaciones sin espacio para la expansión.

  • Menores costes

    Aumento de la productividad y reducción de los gastos generales que le ayudan a reducir los costes de almacenamiento de documentos

Almacenamiento seguro de archivos

Almacenamiento seguro y acceso autorizado con funciones como el historial digital de transacciones y una puerta con cierre físico

Acceso rápido

Acceso rápido y seguro a los archivos y artículos de las soluciones automatizadas de entrega de mercancías a las personas

Aumento de la productividad

Más tiempo para otras actividades de valor añadido, ya que se eliminan las largas caminatas y los tiempos de búsqueda para encontrar un archivo o elemento específico.

Soluciones de alta calidad

Kardex es un proveedor autorizado por la GSA, que pone en contacto a los compradores federales con los productos más rentables y de mayor calidad.

Ahorro de espacio

Mejora significativa gracias a los ASRS de la utilización del espacio, que ayuda a maximizar la eficiencia del almacenamiento en instalaciones sin espacio para la expansión.

Menores costes

Aumento de la productividad y reducción de los gastos generales que le ayudan a reducir los costes de almacenamiento de documentos

Opiniones e historias de éxito de clientes

Soluciones a la medida de sus necesidades

A medida que las organizaciones gubernamentales continúan expandiéndose y transformándose, se enfrentan a una creciente demanda de almacenamiento y recuperación eficaces de documentos confidenciales. Los métodos tradicionales de almacenamiento manual pueden dar lugar a errores, archivos perdidos o extraviados y pérdidas de tiempo en la búsqueda de información. Por ello, las soluciones de almacenamiento automatizado son cada vez más importantes en el sector público.

Ventajas del almacenamiento automatizado:

Los sistemas de almacenamiento automatizado ofrecen una serie de ventajas que pueden ayudar a las administraciones públicas a agilizar las operaciones y mejorar la eficiencia:

  • Mayor seguridad: Los sistemas de almacenamiento automatizado proporcionan una capa adicional de seguridad al controlar el acceso a los documentos almacenados.
  • Mayor precisión: Con el almacenamiento automatizado, hay menos riesgo de error humano al almacenar o recuperar archivos.
  • Reducción de costes laborales: Al automatizar los procesos manuales, los organismos de la administración pública pueden reducir los costes laborales asociados a la gestión y recuperación de documentos.
  • Aumento de la productividad: Los sistemas de almacenamiento automatizado permiten tiempos de búsqueda y recuperación más rápidos, liberando al personal para que se centre en tareas más importantes.

Cómo funciona el almacenamiento automatizado:

Las soluciones de almacenamiento automatizado consisten en soluciones tanto de hardware como de software que ofrecen funciones como las siguientes

  1. Escaneado de documentos: Los documentos se escanean o digitalizan mediante equipos especializados.
  2. Indexación y etiquetado: Cada documento se indexa y etiqueta con metadatos relevantes, como palabras clave, fechas y categorías.
  3. Almacenamiento: Los documentos digitales se almacenan en un servidor seguro o en un sistema de almacenamiento basado en la nube.
  4. Búsqueda y recuperación: El personal autorizado puede buscar documentos específicos utilizando búsquedas por palabras clave u otros criterios.

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