Mit der zunehmenden Expansion und Umstrukturierung von Behörden steigen die Anforderungen an die effektive Lagerung und den Abruf sensibler Dokumente.
Herkömmliche manuelle Speichermethoden können zu Fehlern, verlorenen oder verlegten Dokumenten und verschwendeter Zeit bei der Suche führen. Aus diesem Grund gewinnen automatisierte Lagerlösungen im öffentlichen Sektor zunehmend an Bedeutung.
Vorteile der automatisierten Lagerung:
Automatisierte Lagersysteme bieten eine Reihe von Vorteilen, die den Behörden helfen können, ihre Abläufe zu rationalisieren und ihre Effizienz zu verbessern:
- Erhöhte Sicherheit: Automatisierte Lagersysteme bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene, indem sie den Zugriff auf eingelagerte Dokumente kontrollieren.
- Verbesserte Genauigkeit: Durch die automatisierte Lagerung wird das Risiko menschlicher Fehler bei der Lagerung oder dem Abruf von Dokumenten verringert.
- Geringere Arbeitskosten: Durch die Automatisierung manueller Prozesse können öffentliche Verwaltungen die mit der Verwaltung und dem Abruf von Dokumenten verbundenen Arbeitskosten senken.
- Gesteigerte Produktivität: Automatisierte Lagersysteme ermöglichen schnellere Such- und Abrufzeiten, so dass sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
So funktioniert automatisierte Lagerung:
Automatisierte Lagerlösungen bestehen sowohl aus Hardware- als auch aus Softwarelösungen, die u. a. folgende Funktionen bieten
- Scannen von Dokumenten: Die Dokumente werden mit speziellen Geräten gescannt oder digitalisiert.
- Indizierung und Kennzeichnung: Jedes Dokument wird indiziert und mit relevanten Metadaten wie Schlüsselwörtern, Daten und Kategorien versehen.
- Speicherung: Die digitalen Dokumente werden auf einem sicheren Server oder einem cloudbasierten Speichersystem gespeichert.
- Suche und Abruf: Autorisierte Mitarbeiter können anhand von Schlüsselwörtern oder anderen Kriterien nach bestimmten Dokumenten suchen.
